_________________________________________________________________________________
PRIVACY VERKLARING VOGELVERENIGING DE PUTTER
_________________________________________________________________________________
DATUM: 9 mei 2018

 

De Putter respecteert de privacy van haar leden. De bescherming van privacy is daarom
uiterst belangrijk voor ons. Leden kunnen er op vertrouwen dat gegevens op een
transparante en eerlijke manier worden verwerkt en de Putter er alles aan zal doen om
zorgvuldig en verantwoord met deze gegevens zal omgaan. Daarbij nemen wij de strenge
voorwaarden van de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in
acht.

 

In deze Privacyverklaring beschrijven wij waarom wij gegevens verwerken, hoe wij dat doen
en welke rechten u daarbij hebt (zoals recht op inzage en het recht om bezwaar te maken
tegen de verwerken van uw gegevens). Deze privacyverklaring is van toepassing op
persoonsgegevens van al de leden die aangesloten zijn bij de Putter.

De persoonsgegevens die we gebruiken zijn noodzakelijk om de bedrijfsvoering zo
efficiënt mogelijk te laten verlopen. De Putter slaat niet meer data op dan strikt noodzakelijk
voor de bedrijfsvoering en uit noodzaak van een wettelijke verplichting (bij bestelling van EC
vogelringen). De bewaartermijn volgt de verplichting die ons door de overheid opgelegd
wordt.

 

In deze Privacy verklaring vind je informatie over de volgende onderwerpen:

 

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor het gebruik van mijn gegevens?
De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:
Vogelvereniging de Putter
Hooiweg 6c te Putten
e-mail: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

 

2. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor een zo efficiënt
mogelijke bedrijfsvoering t.b.v. de afdeling waarbij u bent aangesloten en
voor het uitvoeren van activiteiten. Dat doen we bijvoorbeeld wanneer u inschrijft voor een tentoonstelling of wanneer

je producten bestelt, zoals ringen etc. De Putter verzamelt alleen persoonsgegevens die uzelf aan ons verstrekt hebt

voor het doel waarvoor u e.e.a. verstrekt heeft. Met uitzondering van het unieke kweeknummer, welke u is toegewezen

bij aanvang lidmaatschap van de Putter.

 

3. Waarom mogen we uw gegevens verwerken?
Op grond van de wet, mogen we persoonsgegevens verwerken, omdat de verwerking van de
meeste persoonsgegevens die we gebruiken noodzakelijk zijn om de bedrijfsvoering
zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens daarnaast voor de volgende doelen:

De gegevens die u opgeeft op het inschrijfformulier voor de Tentoonstelling worden in het tt-programma opgeslagen.
Wij gebruiken deze gegevens voor het bezorgen van het clubblad. De bezorgers krijgen een adreslijst met uw NAW gegevens.
In het clubblad wordt uw naam en geboortedatum afgedrukt in de rubriek “Wij feliciteren”.
In de catalogus van de ott wordt, als u inzender bent, uw naam en telefoonnummer afgedrukt.

4. Hoe beveiligen we uw gegevens?
De veiligheid van uw persoonsgegevens heeft voor ons een hoge prioriteit. De Putter heeft
passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens
te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

 

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij verwerken en bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel
waarvoor wij ze gekregen hebben. Bij opzegging van het lidmaatschap worden de gegevens
per 1 januari van het volgend jaar gewist.

 

6. Wanneer en hoe gebruiken wij de gegevens voor het versturen van informatie?
Bij lidmaatschap krijgt u acht keer per jaar het organisatieblad “Putten Uit” fysiek danwel
per e-mail toegezonden.
Deze toezending kunt u beëindigen of beperken via de secretaris die hiertoe een
mutatie kan maken in het ledenbestand.
Het is niet mogelijk om zich af te melden voor bepaalde informatie die nodig is voor de
uitvoering van ringenbestellingen en voor het functioneren van de Putter als geheel,
waaronder kweeknummer, NAW gegevens of informatie over bepaalde vogels indien de wet
dit voorschrijft (bijv. bij EC-vogels).

 

7. Wat doen wij met de gegevens die wij verkrijgen bij het opnemen van contact?
Contactopname:
Bij het opnemen van contact met ons per telefoon, e-mail of via een contactformulier worden
de door u opgegeven gegevens door de Putter opgeslagen om uw vragen te
kunnen (laten) beantwoorden.

 

8. Wat doen jullie met de gegevens van leden van de Putter?
Indien u zich hebt aangemeld als lid van de Putter, zullen wij uw gegevens alleen verwerken zover
dat nodig is voor de bedrijfsvoering van de Putter.
Uw persoonlijke gegevens worden alleen met uw toestemming verzameld en gebruikt.

 

9. Hoe zit het met het gebruik van mijn gegevens als ik mij inschrijf voor een tentoonstelling?
Wij maken gebruik van uw gegevens om u als deelnemer te kunnen registreren, inschrijfgeld
te innen en uw gegevens te verwerken t.b.v. een uit te brengen catalogus. De informatie die
hierin vermeld wordt is echter beperkt tot naam, voorletters, kweeknummer, woonplaats en
eventueel telefoonnummer.

 

10. Wie hebben er toegang tot mijn gegevens en aan welke derden verstrekt de Putter mijn
gegevens?

 

Toegang:

 

Ledenbestand van de NBvV
a. Voorzitter van de vereniging
b. Secretaris van de vereniging
c. Ringencommissaris van de vereniging

 

Ledenbestand van “de Putter”
a. Voorzitter van de vereniging

b. Secretaris van de vereniging

c. Penningmeester van de vereniging

d. Ringencommissaris van de vereniging
e. Bezorgers van het clubblad. (lijst van de bezorgwijk)

 

Tentoonstelling

a. Secretaris tentoonstelling (ott programma)
b. Bezorgers van de lotenboekjes. (lijst op papier)

 

Uitgangspunt is dat uw gegevens alleen toegankelijk zijn voor functionele medewerkers van
de Putter als dat voor de uitvoering van hun taken noodzakelijk is.

Gegevens worden op geen enkele wijze aan derden verstrekt, dan alleen op basis
van bevelen van overheidsinstanties of rechtbanken, voor zover we daartoe wettelijk
verplicht zijn, en ook om onze rechten en belangen te beschermen en een juridische
verdediging van onze kant mogelijk te maken.

 

Doorgifte aan andere derden
Wij moeten gegevens op grond van sommige wetgeving doorgeven aan derden of
overheidsinstanties, wanneer wij bijv. op grond van een aanwijzing van de autoriteiten of
justitie wettelijk daartoe verplicht zijn of wanneer wij daartoe bevoegd zijn, bijv. wanneer dat
noodzakelijk is voor de vervolging van strafbare feiten of voor de uitoefening van onze
rechten en aanspraken.

 

11. Welke rechten hebt u in verband met het gebruik van uw gegevens?
Als vogelvereniging de Putter vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop
wij met uw gegevens om gaan. Met deze privacyverklaring proberen we nog meer duidelijkheid en
transparantie te bieden. Hebt u desondanks nog vragen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens
omgaan, neem dan contact op met de Putter.

Gegevens die wij op grond van wettelijke bewaarverplichtingen
moeten opslaan, worden niet gewist, maar beperkt om gebruik voor andere doeleinden te
verhinderen.

 

Welke rechten?

- Recht op inzage
U hebt het recht om informatie op te vragen over de over u als persoon opgeslagen
persoonsgegevens.

 

- Recht op correctie
U hebt het recht om uw gegevens te laten corrigeren of aan te laten vullen.

 

- Recht op beperking van de verwerking
U hebt het recht om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te
verzoeken, voor zover de juistheid van de gegevens door u wordt betwist, de
verwerking onrechtmatig is, u echter het wissen daarvan afwijst en de Putter de
gegevens niet meer nodig heeft, maar u die nog nodig hebt voor de vaststelling,
uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer u bezwaar hebt
gemaakt tegen de verwerking.

 

- Recht op wissen (recht op vergetelheid)
U hebt het recht om te eisen dat uw, door ons opgeslagen persoonsgegevens,
worden gewist, tenzij de bewaring van de gegevens noodzakelijk is voor de vrijheid
van meningsuiting, de vrijheid van informatie, de naleving van een wettelijke
verplichting, om redenen van algemeen belang, voor het doen gelden of verdedigen
tegen rechtsvorderingen of voor de uitoefening van wettelijke rechten.

- Recht op informatie
Indien u uw recht op correctie, wissen of beperking van de verwerking hebt doen
gelden, zullen wij alle ontvangers van uw persoonsgegevens op de hoogte stellen
van de wijze waarop deze gegevens zijn gecorrigeerd, gewist of nu aan beperkingen
van de verwerking zijn onderworpen, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel
moeite kost.

 

- Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U hebt het recht om persoonsgegevens die u ter beschikking aan de Putter hebt
gesteld, aan uzelf of aan een derde te laten overhandigen in een gestructureerd,
gangbaar en machinaal leesbaar format. Voor zover u verzoekt om rechtstreekse
overdracht van de gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, gebeurt
dat slechts indien dat technisch uitvoerbaar is.

 

- Recht van bezwaar
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens, e.e.a.
kan gevolgen hebben voor uw lidmaatschap, aangezien ledenadministratie voor een
organisatie noodzakelijk is.

 

- Herroepingsrecht van gegeven toestemming
U hebt te allen tijde het recht om uw toestemming voor het verzamelen van gegevens
met toekomstige werking in te trekken. Wij hopen dat u begrijpt dat het om technische
redenen enige tijd kan duren om de intrekking te verwerken en dat u gedurende deze
tijd berichten van ons kunt blijven ontvangen.

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij hebben vastgelegd, wilt u de gegevens (laten) wijzigen of (laten) wissen of van één van uw andere rechten gebruik wilt maken, dan kunt u dat in 1e instantie doen via de secretaris. Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij de Putter een dwingend, gerechtvaardigd belang heeft om de gegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang (bv. Bij gebruik van EC-ringen). Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en backupsystemen verwijderen. Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt. Voor uw eigen bescherming behouden wij, als de Putter, het recht voor, bij een verzoek nadere informatie te vragen, die voor de bevestiging van uw identiteit noodzakelijk is en indien identificatie niet mogelijk is, om de behandeling van uw aanvraag af te wijzen.

 

12. Hoe zit het met het gebruik van uw gegevens als u een link op de Putter website naar
een website van derden gebruikt?
Onze website bevat links naar internetsites van andere bedrijven, organisaties of afdelingen.
De Putter is niet verantwoordelijk voor de gegevensbeschermingsmaatregelen op externe
websites die je via deze links kunt bereiken. Informeer daar naar de gegevensbescherming
van deze externe websites.

 

13. Hoe kunt u een klacht indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens?
Hebt u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door de Putter, dan kunt u
contact met ons opnemen via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. .
U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk voor
meer informatie op:https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

 

14. Hoe wordt omgegaan met datalekken?
De meldplicht datalekken bestond al onder de eerdere Wet Bescherming persoonsgegevens,
hierin is niets gewijzigd. De enige wijziging is dat de Putter datalekken nu moet

documenteren, zodat de Autoriteit Persoonsgegevens (controlerend orgaan) kan controleren
of de Putter aan de meldplicht heeft voldaan.

 

ALGEMEEN

Het intrekken van toestemming voor het opslaan van uw gegevens dient niet zo gemakkelijk
te gaan als het laten opslaan van uw gegevens bij het aanmelden. U dient echter te beseffen dat
het niet kunnen opslaan van de benodigde gegevens kan leiden tot beëindiging van het
lidmaatschap van de Putter.

Om te kunnen garanderen dat onze privacyverklaring steeds voldoet aan de wettelijke
bepalingen, behoudt het bestuur van de Putter zich het recht voor, deze te allen tijde te
wijzigen. Bekijk deze pagina daarom regelmatig om te zien of er veranderingen zijn
doorgevoerd. Als we wezenlijke wijzigingen aanbrengen zullen we voor meer opvallende
kennisgeving zorgdragen, bijvoorbeeld via onze website of per e-mail.